画像版 SS 230401 #総務省行政文書管理規則 #総務省訓令第１６号 #thk6481
第１部会＝ #岡田雄一名古屋高等裁判所長官 #池田陽子弁護士 #下井康史千葉大学大学院専門法務研究科教授
230401 #総務省行政文書管理規則＜２６ｐ＞ 「 議事の記録 」は１０年保存である。前提として、作成義務がある。
＝＞ 「議事の記録」と「総務省照会の会議録」とは、一致か、非一致か。
#３０１０３０補正依頼
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○総務省訓令第１６号
総務省行政文書管理規則を次のように定める。
平成２３年４月１日
総務大臣 片山 善博
総務省行政文書管理規則
目次
第１章 総則（第１条・第２条）
第２章 管理体制（第３条～第１２条）
第３章 作成（第１３条・第１４条）
第４章 整理（第１５条～第１７条）
第５章 保存（第１８条～第２０条）
第６章 行政文書ファイル管理簿（第２１条・第２２条）
第７章 移管、廃棄又は保存期間の延長（第２３条～第２５条）
第８章 点検・監査及び管理状況の報告等（第２６条～第２８条）
第９章 研修（第２９条・第３０条）
第１０章 公表しないこととされている情報が記録された行政文書の管理（第３１条・第３２条）
第１１章 補則（第３３条～第３５条）
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▼ 総務省訓令第１６号 総務省行政文書管理規則 抜粋
SS 行政文書管理規則＜１ｐ＞ 目次
SS 行政文書管理規則＜２ｐ＞ 行政文書ファイル管理簿
SS 行政文書管理規則＜４ｐ＞ 第３章 作成
SS 行政文書管理規則＜５ｐ＞ 文書作成義務 検証することができるように
（文書主義の原則）第１３条＝「 職員は、文書管理者の指示に従い、法第４条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、総務省における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに総務省の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。 」
SS 行政文書管理規則＜５ｐ＞ 事業の実施方針等に影響を及ぼす打合せ等の記録
（別表第１の業務に係る文書の作成）第１４条＝「 別表第１に掲げる業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の行政文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
２ 前項の文書主義の原則に基づき、省内部の打合せや外部の者との折衝等を含め、別表第１に掲げる事項に関する業務に係る政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等（以下「打合せ等」という。）の記録については、文書を作成するものとする。 」
SS 行政文書管理規則＜５ｐ＞
（適切・効率的な文書作成）第１４条の２＝｛ 文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。作成に関し、部局長等上位の職員から指示があった場合は、その指示を行った者の確認も経るものとする。
２ 外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、省内の出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方（以下「相手方」という。）の発言部分等についても、相手方による確認等により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は、その旨を判別できるように記載するものとする。 」
SS 行政文書管理規則＜６ｐ＞ 行政文書ファイル
（２） 相互に密接な関連を有する行政文書を一の集合物（行政文書ファイル）
にまとめること。
SS 行政文書管理規則＜１３ｐ＞ 別表第１ 行政文書の保存期間基準
SS 行政文書管理規則＜２６ｐ＞ 審議会等文書の保存期間 議事の記録は１０年保存
業務の区分＝「 (6)不服申立てに関する審議会等における検討その他の重要な経緯 」
当該業務に係る行政文書の類型（施行令別表の該当項）＝「
① 不服申立書又は口頭による不服申立てにおける陳述の内容を録取した文書（十四の項イ） 保存期間＝「 裁決、決定その他の処分がされる日に係る特定日以後１０年 」
具体例＝「 ・不服申立書 ・録取書 」
② 審議会等文書（十四の項ロ）
保存期間＝「 裁決、決定その他の処分がされる日に係る特定日以後１０年 」
具体例＝「 ・諮問 ・議事の記録 ・配付資料 ・答申、建議、意見 」
③ 裁決、決定その他の処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書（十四の項ハ）
保存期間＝「 裁決、決定その他の処分がされる日に係る特定日以後１０年 」
具体例＝「 ・弁明書 ・反論書 ・意見書 」
④ 裁決書又は決定書（十四の項ニ）
保存期間＝「 裁決、決定その他の処分がされる日に係る特定日以後１０年 」
具体例＝「 ・裁決 ・決定書 」
SS 行政文書管理規則＜２７ｐ＞
SS 行政文書管理規則＜４１ｐ＞ 審議会等文書の定義 決裁文書の定義 押印署名
「 ２ 審議会等文書 審議会その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合（この表において「審議会等」という。）に検討のための資料として提出された文書及び審議会等の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他審議会等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書 」
「 ４ 決裁文書 行政機関の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を行政機関の意思として決定し、又は確認した行政文書 」
SS 行政文書管理規則＜４２ｐ＞
「 五 本表が適用されない行政文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた保存期間基準を定めるものとする。 」
以上、総務省訓令第１６号 総務省行政文書管理規則 抜粋
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