提出版 SS 310105 K 別紙２ 情個審第３３８８号 石田真敏総務大臣 に
#議事の記録 は作成義務のある文書である #thk6481
第４部会＝ #山名学名古屋高裁長官 #常岡孝好学習院大学教授 #中曽根玲子國學院大學教授
審査請求書 情個審第３３８８号
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K 別紙２＝（９）から（１６）まで （情個審第３３８８号）
「 会議録は作成義務のある文書である。」についての主張及び主張根拠
以下の法規定等が主張根拠である。
担当者は、情報公開法に精通しているので、不要な法規定である。
しかしながら、申立て事項について、不都合な事項の脱漏は、総務省の手口であるので、証拠として残すために申立て事項として主張する。
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（９） 野田聖子総務大臣 総務省行政文書管理規則の一部を改正する訓令
総務省行政文書管理規則（平成２３年総務省訓令第１６号）の一部を次のように改正する。
この訓令は、平成３０年４月１日から施行する。
＜２ｐ＞（別表第１の業務に係る文書作成）第１４条２項＝「 前項の文書主義の原則に基づき、省内部の打合せや外部の者との折衝等を含め、別表第１に掲げる事項に関する業務に係る政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等（以下「打合せ等」という。）の記録については、文書を作成するものとする。 」
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（１０） 行政文書の管理に関するガイドライン 平成２３年４月１日 内閣総理大臣決定
行政文書の管理に関するガイドライン＜１１ｐ＞
「 第３ 作成
１ 文書主義の原則
職員は、文書管理者の指示に従い、法第４条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、○○省における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに○○省の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
２ 別表第１の業務に係る文書作成
(1) 別表第１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の行政文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。 ・・・≪留意事項≫
＜文書主義の原則＞
○ 行政機関の意思決定及び事務事業の実績に関する文書主義については、行政機関の諸活動における正確性の確保、責任の明確化等の観点から重要であり、行政の適正かつ効率的な運営にとって必要である。このため、法第４条に基づき、第３－１において、行政機関の意思決定及び事務事業の実績に関する文書主義の原則を明確にしている。これに基づき作成された文書は｢行政文書｣となる。」
行政文書の管理に関するガイドライン＜１２ｐ＞
「 ○ 「意思決定に関する文書作成」については、
①法第４条に基づき必要な意思決定に至る経緯・過程に関する文書が作成されるとともに、
②最終的には行政機関の意思決定の権限を有する者が文書に押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を当該行政機関の意思として決定することが必要である。
このように行政機関の意思決定に当たっては文書を作成して行うことが原則であるが、当該意思決定と同時に文書を作成することが困難であるときは、事後に文書を作成することが必要である。・・・
・・・○ 「処理に係る事案が軽微なものである場合」は、法第１条の目的を踏まえ、厳格かつ限定的に解される必要がある。すなわち、事後に確認が必要とされるものではなく、文書を作成しなくとも職務上支障が生じず、かつ当該事案が歴史的価値を有さないような場合であり、例えば、所掌事務に関する単なる照会・問い合わせに対する応答、行政機関内部における日常的業務の連絡・打合せなどが考えられる。当該事案が政策判断や国民の権利義務に影響を及ぼすような場合は含まれない。 」
▼ 総務省は、補正依頼を利用して、証拠を残さないようにしている。
開示請求文書は、「実際に審議が行われたことを証明できる原始資料すべて」である。補正により、「会議録」の開示請求と変わってしまった。
行政文書の管理に関するガイドライン＜７２ｐ＞ 別表第１ 行政文書の保存期間基準から
「 （５）不服申立てに関する審議会等における検討その他の重要な経緯 」 ＝＞「 ② 審議会等文書（十四の項ロ） 」 ＝＞ 「・議事の記録 ・配付資料 ・・」については、保存期間が「 裁決、決定その他の処分がされる日に係る特定日以後10 年 」と定められている。
▼ このことから、「 議事の記録 」は、１０年保存文書であり、当然ながら、作成義務のある文書である。
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国会図書館 ㋘ 不服審査の場合は、裁決が直接に当事者及び関係者並びに関係省庁を拘束します。
国会図書館 ㋙ 不服審査の裁決は、司法裁判所の判決と同様に、先例として参照されます。
国会図書館 ㋚ 審議会等の主な資料や、審議会の席上で配布された資料は公文書管理法の適用を受ける「行政文書」に該当する。
国会図書館 ㋛ 「 審議会等の透明化、見直し等について 」（平成7年9月29日閣議決定）において、一般の審議会の議事録は原則として公開することとなっており、情報公開請求の対象文書となる。
▼ 「 当該処分に至る過程が記録された文書 」は、保存義務のある文書である。当然ながら、作成義務のある文書である。
「 議事の記録 」は、作成義務のある文書である。
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（１２） 280101 #公文書等の管理に関する法律施行令 別表（第８条関係）
（行政文書ファイル等の分類、名称及び保存期間）公文書等の管理に関する法律施行令 第８条1項
行政機関の長は、当該行政機関における能率的な事務及び事業の処理に資するとともに、国の有する諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるよう、法第五条第一項及び第三項の規定により、行政文書及び行政文書ファイルについて、当該行政機関の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。
280101 #公文書等の管理に関する法律施行令 別表（第８条関係）
（十四の項ロ ）と（十四の項ハ ）
十四 不服申立てに関する次に掲げる文書
イ 不服申立書又は口頭による不服申立てにおける陳述の内容を録取した文書
ロ 審議会等文書
ハ 裁決、決定その他の処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書
ニ 裁決書又は決定書
▼ 「 当該処分に至る過程が記録された文書 」は、保存義務のある文書である。当然ながら、作成義務のある文書である。
「 議事の記録 」は、作成義務のある文書である。
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（１３） 070929閣議決定 審議会等の透明化、見直し等について （全文）
平成 7 年9 月29 日 閣議決定
０７０９２９閣議決定＜１ｐ＞
審議会等の設置及び運営に関し、透明な行政運営の確保、行政の簡素化・効率化等を図るため、下記の措置を講ずる。
記
1. 審議会等の新設の原則
国家行政組織法第８条に基づき設置される審議会等（以下「審議会等」という。）
の新設に当たっては、次の点に留意する。
(1) 審議事項が臨時的な審議会等については、存置期限を付す。
(2) 新設された審議会等については、10 年後を目途に継続の必要性を再検討する。
(3) 専門知識が必要なものについては専門官の育成、公正の確保のためには公聴会及び聴聞の活用、利害の調整のためには関係団体の意見の聴取等を図り、いたずらに審議会等を設置することを避ける。
(4) 設置目的の類似する審議会等の設置を防ぎ、審議事項の重複を避けるため、審議会等の所掌事務をできるだけ広範囲のものとし、必要に応じ、分科会又は部会を設置して弾力的、機動的な運営を図る。
2. 審議会等の会長等の人選
行政処分、不服審査、紛争処理、補助金等の交付及び試験、判定、検査その他これらに類する事務（行政庁が行政処分等を行うに当たり、当該審議会等の意見を聴くべきことが、法令で定められ、又は法令解釈上若しくは確立された慣行上行われている場合を含む。）を行う審議会等を除く審議会等（以下「一般の審議会」という。）においては、当該省庁の出身者（特に退官後間もない者）又は現在当該省庁の顧問、参与等の職にある者（以下「省庁出身者等」という。）は、原則として、これをその委員に任命しない。
また、やむを得ず省庁出身者等を一般の審議会の委員に任命する場合においては、特別の事由のない限り、当該一般の審議会の会長等に任命又は選任しない。
3. 審議会等の見直し
過去 5 年以上委員が任命されていない審議会等及び設置後10 年以上経過した
審議会等については、平成7 年度中に所管省庁で必要性を再検討した上で、その結果を明らかにし、所要の措置を講ずる。
０７０９２９閣議決定＜２ｐ＞
4. 審議会等の公開
(1) 審議会等の具体的運営は、法令に別段の定めのある場合を除き、当該審議会等において決定されるべきものであるが、一般の審議会は、原則として、会議の公開、議事録の公開などを行うことにより、運営の透明性の確保に努める。
(2) 一般の審議会は、特段の事情により会議又は議事録を非公開とする場合は、その理由を必ず明示することとし、議事要旨を原則公開とする。
(3) 議事録及び議事要旨の公開に当たっては、各省庁は、一般の閲覧、複写が可能な一括窓口を設けるとともに、一般のアクセスが可能なデータベースやコンピュータネットワークへの掲載に努める。
5. 懇談会等行政運営上の会合
各省庁は、懇談会等行政運営上の会合の運営等について、その会合が審議会等とは異なり、あくまでも行政運営上の意見交換、懇談等の場として性格付けられるものであることに留意した上、審議会等の措置に準じて、運営の透明性の確保に努める。
保存義務のある文書であること。情報公開対象文書であること。
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（１４） 230401行政文書の管理に関するガイドライン
管理に関するガイドライン＜１３ｐ＞
＜別表第１の業務に係る文書作成＞
○ 公文書等の管理に関する法律施行令（平成22
年政令第250 号。以下「施行令」という。）別表においては、一連の業務プロセスに係る文書が同一の保存期間で保存されるよう、法第４条各号により作成が義務付けられている文書など、各行政機関に共通する業務等に関し、当該業務プロセスに係る文書を類型化（ガイドライン別表第１において具体例を記載）した上で、その保存期間基準を定めている。
各行政機関においては、ガイドライン別表第１に、各行政機関の事務及び事業の性質、内容等に応じた当該行政機関を通じた保存期間基準を加えて、規則の別表第１とするものとするとされており（21 頁参照）、第３－２－(1)では、規則の別表第１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の行政文書の類型を参酌（併せて、文書管理者が作成する標準文書保存期間基準（以下「保存期間表」という。）を参酌。
当該業務の経緯に応じて、同表に列挙された行政文書の類型が当てはまらない場合もあり得ることから「参酌」としている。）して、文書を作成することを明確にしている。
○ なお、審議会等や懇談会等については、法第１条の目的の達成に資するため、当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、開催日時、開催場所、出席者、議題、発言者及び発言内容を記載した議事の記録を作成するものとする。
▼ 「 記事の記録の定義 」＝「 発言者及び発言内容を記載した文書 」
＝＞上記＜別表第１の業務に係る文書作成＞とは、以下の通り。
管理に関するガイドライン＜６１ｐ＞からの表のことである。
「 個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯の１１ 」
＝＞「 個人の権利義務の得喪及びその経緯 」
＝＞ ＜７２ｐ＞「 ⑸不服申立てに関する審議会等における検討その他の重要な経緯 」
＝＞「 ②審議会等文書（十四の項ロ） 」
＝＞「 ・議事の記録・配付資料 ・・ 」
▼ 「議事の記録」は、作成義務のある文書である。
管理に関するガイドライン＜１５ｐ＞
＜適切・効率的な文書作成＞
○ 行政機関間の打合せ等の記録の正確性を確保するに当たっては、各行政機関において、現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにするという法の目的に照らし、当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、文書を作成することが前提である。
管理に関するガイドライン＜１５ｐ＞から＜１６ｐ＞まで
＜取得＞
○ 文書の取得については、各行政機関の実情に応じ、適宜定めるものとするが、以下のことに留意する必要がある。
○ 「行政文書」の要件である「取得」の時点は、行政機関の職員が実質的に取得した時点で判断されるものであり、必ずしも、受領印の押印や文書管理システムへの登録などの手続的な要件を満たした段階ではない。しかしながら、その一方で、適正な文書管理を確保する観点（例えば、許認可等の申請書は、行政手続法（平成５年法律第88 号）第７条を踏まえ遅滞なく処理する必要がある。）から、受領印の押印や文書管理システムへの登録などの受付手続については、適切に行う必要がある。
○ 文書の受付については、各府省統一の基準として、「一元的な文書管理システムの導入に伴う文書管理規則等の改正のガイドライン」（平成20 年３月31 日文書管理業務・システム最適化関係府省連絡会議申合せ）があり、外部から文書を受け付ける場合には、部署ごとの文書受付簿や受領印ではなく、原則として文書管理システムにおいて、件名、差出人、宛先等を登録することとされている。
○ 他の行政機関等から取得した文書は、必要に応じ、関係各課への配布や供覧を行うことが想定されるが、この場合、当該行政機関の中で、責任をもって正本・原本を管理する文書管理者を明確にするものとする。
○ 委託事業に関し、説明責務を果たすために必要な文書（例：報告書に記載された推計に使用されたデータ）については、仕様書に明記するなどして、委託元の行政機関において適切に取得し、行政文書として適切に管理することが必要である。
管理に関するガイドライン＜２０ｐ＞
＜分類の意義・方法＞
・・・
○ 規則の別表第１に掲げられた業務については、同表を参酌（併せて、文書管理者が
作成する保存期間表を参酌）して分類する。
管理に関するガイドライン＜２３ｐ＞
＜保存期間基準＞
○ 法第４条において、「当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう」文書を作成しなければならないとされており、同条に基づき作成された行政文書について、適切な保存期間を設定する必要がある。このため、ガイドライン別表第１においては、法第４条の趣旨を踏まえ施行令別表に掲げられた行政文書の類型について、その業務の区分及び文書の具体例並びにこれに対応する保存期間を示している。
例えば、「行政手続法第２条第３号の許認可等をするための決裁文書その他許認可等に至る過程が記録された文書」とは、許認可等の決定に至る過程を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、対応する業務の区分である「許認可等に関する重要な経緯」を記録した文書を指し、この保存期間について「許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後５年」としている。
○ 各行政機関においては、ガイドライン別表第１に、各行政機関の事務及び事業のセスに係る文書を類型化して記載するものとする。
性質、内容等に応じた当該行政機関を通じた保存期間基準を加えて、規則の別表第１とするものとする。当該行政機関を通じた保存期間基準は、原則として業務プロセスに係る文書を類型化して記載するものとする。
管理に関するガイドライン＜２７ｐ＞
＜行政文書ファイル管理簿の調製・公表＞
○ 総括文書管理者は、当該行政機関における行政文書ファイル管理簿を文書管理システムで調製し、あらかじめ定めた事務所及びインターネットで公表する。
○ 「あらかじめ定めた事務所」とは、行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成11
年法律第42 号）に基づく開示請求の提出先とされている機関の事務所を想定しており、本省庁のみならず、地方支分部局等の開示請求の提出先も含む。
管理に関するガイドライン＜３８ｐ＞
＜行政文書ファイル管理簿の様式＞
○ 行政文書ファイル管理簿の様式例は、次のとおりである・・・
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（１５） 行政不服審査法の抜粋
（情報の提供）行政不服審査法第８４条＝「 審査請求、再調査の請求若しくは再審査請求又は他の法令に基づく不服申立て（以下この条及び次条において「不服申立て」と総称する。）につき裁決、決定その他の処分（同条において「裁決等」という。）をする権限を有する行政庁は、不服申立てをしようとする者又は不服申立てをした者の求めに応じ、不服申立書の記載に関する事項その他の不服申立てに必要な情報の提供に努めなければならない。
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公文書管理法４条では、「 作成義務のある文書の要件 」を規定している。
行政機関の職員は、第一条の目的の達成に資するため、当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、次に掲げる事項その他の事項について、文書を作成しなければならない。
公文書管理法４条第３項
複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯
▼ 300514山名学答申書は、公文書管理法４条第３項の規定に該当する。
不服審査の裁決は、司法裁判所の判決と同様に、先例として参照されます。
このことから、300514山名学答申書の「 議事の記録 」は、作成義務のある文書である。
「公文書管理法４条（文書の作成）について 資料３
＜１ｐ＞ 公文書管理法４条（文書の作成）について資料３＜１ｐ＞
「 ＜議事録・議事概要の作成義務の有無＞
○ 公文書等の管理に関する法律（平成21 年法律第66
号。以下「公文書管理法」という。）第４条では、「当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。」とされている。
○ したがって、公文書管理法第４条の文書の作成義務としては、「当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程」や「当該行政機関の事務及び事業の実績」について、同法第４条の規定により作成された他の文書とあいまって、合理的に跡付け、又は検証することができる文書を作成するものである必要があるが、議事録又は議事概要の作成を一律に求めているものではなく、これらの資料が作成されていないことをもって直ちに公文書管理法第４条に違反するということにはならない。
○ また、会議体の目的及び性格等（①会議体として意思決定を行うか、情報交換に留まるものか否か、②政策立案の基礎となったものか否か等）により、「当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程」や「当該行政機関の事務及び事業の実績」として、議事内容を記録する必要があるか、記録する場合にどの程度詳細に記録されている必要があるかは異なるものである。」
上記の＜議事録・議事概要の作成義務の有無＞の記載によると，議事録作成の有無について，以下のとおり（略）規定している。
㋐ 処理に係る事案が軽微なものである場合は、作成義務がない。
㋑ 軽微でない事案場合、文書作成義務がある。
㋒ 「 全ての審議会について，議事録を作成しなければならない。 」とは規定していない。
㋓ 「 全ての審議会について，議事録を作成しなくても良い。 」とも規定していない。
㋔ （文書作成義務）公文書管理法４条について，「議事録の作成を 一律に求めているものではない」とただし書がある。
㋕ 議事録を作成しなければならない場合についての判断基準につ いて述べている。
㋖ 公文書管理法第４条では，議事内容を記録する必要のある場合の要件を規定して いる。
「次に掲げる事項その他の事項について，文書を作成しなければ ならない。」と具体例を明示している。
㋘ 公文書管理法第４条3項では、具体例の1つを明示している。
「三 複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯 」
▼ 具体例明示によれば，公文書管理法（文書作成義務）４条３項の 規定では，「 他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯 」は、文書作成義務があると規定している。
▼ 平成３０年５月１４日山名学答申内容は，「 他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定 」であり，答申内容により開示・不開示の先例となるものである。
実際，平成３０年５月１４日山名学答申を受けて，日本年金機構 は，答申内容を根拠にして，「不存在で不開示」と裁決を行っていること。
㋐
300618 年金機構から ０１裁決書 年機構発３号 裁決の主文
㋑
300618 年金機構から ０２裁決書 年機構発３号 裁決の理由
㋒ このことから，平成３０年５月１４日山名学答申は，年金機構に対して基準の設定を示している事案である。
㋓ よって、300514山名学答申書は、（文書作成義務）４条３項の適用事案であっる。その事案の「 議事の記録 」は、作成義務のある文書である。
㋔ 作成義務のある300514山名学答申書の議事録を作成していない事実は、
（不作為についての審査請求）行政不服審査法第３条に該当する。
＜２ｐ＞ 公文書管理法４条（文書の作成）について資料３＜２ｐ＞
上記は、公文書管理法４条第３項の適用を受ける事案の要件を明示している。
「 複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯 」
▼ このことから、山名学答申書の「 議事の記録 」は、作成義務のある文書である。
＜３ｐ＞公文書管理法４条（文書の作成）について資料３＜３ｐ＞
「 （参考）審議会等の整理合理化に関する基本的計画（平成11
年4 月27 日閣議決定）（抄）
別紙３ 審議会等の運営に関する指針
３．議事
（４）公開
② 会議又は議事録を速やかに公開することを原則とし、議事内容の透明性を確保する。
なお、特段の理由により会議又は議事録を非公開とする場合には、その理由を明示するとともに、議事要旨を公開するものとする。
ただし、行政処分、不服審査、試験等に関する事務を行う審議会等で、会議、議事録又は議事要旨を公開することにより当事者又は第三者の権利、利益や公共の利益を害するおそれがある場合は会議、議事録又は議事要旨の全部又は一部を非公開とすることができる。 」
上記②についての解釈は以下の通り。
▼ 反論を求釈明。
㋐ 前提条件は、議事録は作成義務があること。
㋑ 作成した議事録は、原則として、速やかに公開すること。
㋒ 例外規定として、議事録を非公開とする場合は、非公開とする理由を明示する、同時に、議事要旨を公開すると規定している。
㋓ 議事録を非公開とすることのできる具体的内容は、公開することにより当事者又は第三者の権利、利益や公共の利益を害するおそれがある場合。
㋔ 「 おそれ 」がある場合とは、「 おそれ 」の程度も単なる確率的な可能性ではなく、法的保護に値する蓋然性が要求される。
㋕ 議事録要旨を公開すれば、議事録を作成しなくて良いと書かれていない。
㋖ 議事録要旨を公開すれば、議事録を非公開とした理由を明示しなくて良いと書かれていない。（ 議事録を非公開とする場合は、非公開とする理由を明示しなければならない。）
㋗ 議事録を非公開とする理由の明示を行わないで、議事録要旨だけを公開することは、許されない。
㋘ 議事録要旨は、議事録を根拠資料として作成した行政文書である。（ 議事録要旨が公表されていることは、議事録が作成されていることの証拠である。）
㋙ 議事録と議事録要旨とは、公開されていないこと。
㋚公文書管理法４条によれば、処理に係る事案が軽微なものである場合は、議事録については、作成義務はない。
しかしながら、300514山名学答申書は、軽微な事案ではないこと。
▼ 争点は以下の通り。求釈明。
㋐ 300514山名学答申書の「 議事の記録 」は、作成義務のある文書であるか否か。
㋑ 300514山名学答申書の「 議事の記録 」は、情報公開請求の対象文書であるか否か。
㋒ 「 不服審査の裁決は、司法裁判所の判決と同様に、先例として参照されこと。」の認否。
㋓ 公文書管理法管理法4条3項 「 複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯 」の文書作成義務の要件に該当するか否か。
＝＞ 300514山名学答申書を根拠として、日本年金機構は、済通は不存在で不開示との裁決を行った。以下が証拠である。
NN 300618 年金機構から ０１裁決書 主文
NN 300618 年金機構から ０２裁決書 裁決の理由
㋔ 300514山名学答申書は、公文書管理法４条による処理に係る事案が軽微なものであるか否か。
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以上、（９）から（１６）まで
なお、総務省 情報公開・個人情報審査会の委員には、上記の法規定等の情報公開法に精通している委員を希望する。
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